Sáng 19/9, Hội thảo "Vai trò của Chữ ký số và Dịch vụ tin cậy với Công chứng điện tử" do Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC), Bộ Khoa học và Công nghệ phối hợp với Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam tổ chức diễn ra tại Hà Nội. Hội thảo là diễn đàn để các cơ quan quản lý, Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam, đội ngũ công chứng viên trên cả nước và các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tin cậy cùng trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm nhằm góp phần thúc đẩy ứng dụng chữ ký số và dịch vụ tin cậy trong hoạt động công chứng, tạo nền tảng để công chứng điện tử được triển khai đồng bộ sau khi Luật Công chứng (sửa đổi) chính thức có hiệu lực từ ngày 1/7/2025.

Phát biểu khai mạc Hội thảo, bà Tô Thị Thu Hương, Giám đốc NEAC cũng đã đưa ra nhận định: “Trong kỷ nguyên mà dữ liệu trở thành tài nguyên mới và giao dịch số trở nên phổ biến, việc đảm bảo niềm tin số là điều kiện tiên quyết. Tại Việt Nam, chúng tôi xác định chữ ký số và các dịch vụ tin cậy không chỉ là công cụ kỹ thuật, mà là nền tảng để đảm bảo niềm tin trong các giao dịch điện tử, định hình kinh tế số, chính phủ số và xã hội số”.

Bà Tô Thị Thu Hương, Giám đốc NEAC phát biểu tại Hội thảo

Với chức năng là tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử quốc gia (RootCA), NEAC cam kết đồng hành với các cơ quan đơn vị liên quan trong việc triển khai công chứng điện tử. NEAC sẽ phối hợp với các đơn vị liên quan của Bộ Tư pháp và Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam trong công tác phổ biến, đào tạo, nâng cao năng lực sử dụng chữ ký số cho công chứng viên, tạo nền tảng kỹ thuật - pháp lý sẵn sàng cho triển khai công chứng điện tử. Song song đó, Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia có nhiệm vụ tuyên truyền, hướng dẫn người dân về lợi ích của chữ ký số và dịch vụ tin cậy, khuyến khích sử dụng chữ ký số cá nhân để thúc đẩy nền kinh tế số, xã hội số, hướng tới mục tiêu 50% người dân trưởng thành có chữ ký số vào cuối năm 2025.

Hội thảo được tổ chức trong bối cảnh pháp luật về công chứng đã tạo hành lang pháp lý cho công chứng điện tử, và Nghị định 23/2025/NĐ-CP của Chính phủ vừa ban hành về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy đã thiết lập khung pháp lý đầy đủ cho các dịch vụ tin cậy (chữ ký số, chứng thực thông điệp dữ liệu, cấp dấu thời gian, dịch vụ gửi - nhận dữ liệu bảo đảm…). Những quy định mới này là cầu nối quan trọng tạo nền tảng pháp lý để công chứng điện tử vận hành hiệu quả, đảm bảo mọi văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý ngang với văn bản giấy.

Tại Hội thảo, bà Nguyễn Thị Thơ, Phó Chủ tịch điều hành Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam cho rằng sự phối hợp giữa NEAC và Hiệp hội là bước đi cần thiết để bảo đảm công chứng điện tử đi vào cuộc sống: “Hiệp hội sẽ đồng hành cùng NEAC trong việc tuyên truyền, đào tạo và hướng dẫn công chứng viên tiếp cận công nghệ mới, qua đó bảo đảm chất lượng dịch vụ và quyền lợi hợp pháp của người dân.”

Bà Nguyễn Thị Thơ, Phó Chủ tịch điều hành Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam

Chia sẻ tại Hội thảo, bà Lê Thị Mỹ Hạnh - Đại diện Phòng Thẩm tra và Chính sách, Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC) cho hay, thực tế hoạt động trong thời gian vừa qua cho thấy một số nguy cơ nổi cộm gây nên việc mất an toàn, xảy ra trong lĩnh vực chữ ký số, bao gồm tình trạng giả mạo giấy tờ, giả mạo các bên liên quan trong giao dịch công chứng và tranh chấp xảy ra liên quan đến thời điểm có hiệu lực của văn bản công chứng.

Tình trạng giả mạo giấy tờ, giả mạo người yêu cầu công chứng, giả mạo tổ chức hành nghề công chứng, giả mạo công chứng viên khi tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch xảy ra nhiều và ngày càng phức tạp, tinh vi để lại hậu quả nặng nề cho các bên tham gia giao dịch. Trong đó, các vụ việc giả mạo liên quan đến chữ ký của công chứng viên và giả mạo con dấu tổ chức hành nghề công chứng có dấu hiệu gia tăng.

Theo đại diện của NEAC, tùy vào hành vi và mức độ thiệt hại, việc giả mạo này có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý như bị xử lý kỷ luật, hành chính, đền bù thiệt hại đến chịu trách nhiệm hình sự. Bà Hạnh cũng cho hay, trong giao dịch nói chung và giao dịch trong lĩnh vực công chứng nói riêng, thời điểm các bên giao kết hợp đồng, thời điểm văn bản công chứng có hiệu lực đòi hỏi được xác định rõ ràng, chi tiết để tránh các tranh chấp về sau.

Trên thực tế, phía cơ quan quản lý nhà nước đã triển khai nhiều phương án để bảo đảm an toàn cho giao dịch, nâng cao kỹ năng nhận diện các hành vi giả mạo, lừa đảo trong hoạt động công chứng như quy định về đào tạo nghề công chứng, tập huấn thường xuyên kỹ năng hành nghề công chứng, thanh tra kiểm tra.... song, hiện tượng giả mạo vẫn xảy ra.

Tháng 10/2023, Cục Bổ trợ tư pháp đã ban hành Công văn số 1459/BTTP-CC, TPL về việc tăng cường thực hiện nghiêm các quy định pháp luật về công chứng, chứng thực. Qua đó đã chỉ ra một số nguyên nhân và phương hướng khắc phục. Tuy nhiên, các giải pháp chưa xử lý triệt để vấn đề giả mạo. Đặc biệt trong bối cảnh giao dịch điện tử phát triển mạnh mẽ, lĩnh vực công chứng điện tử đòi hỏi những giải pháp hiệu quả hơn. Để khắc phục vấn đề nêu trên, Luật Công chứng đã quy định về việc sử dụng chữ ký số và dấu thời gian trong lĩnh vực công chứng điện tử nhằm bảo đảm an toàn cho các giao dịch công chứng, ngăn chặn từ sớm, từ xa đối với các hành vi giả mạo.

Tại Hội thảo, các đại biểu tham dự thống nhất rằng việc triển khai công chứng điện tử cần đi theo lộ trình mở rộng, trong đó công nghệ sẽ được sử dụng để đơn giản hóa thủ tục hành chính. Trước mắt, nhiều giao dịch đơn giản đã có thể thực hiện trực tuyến với chữ ký số và dịch vụ tin cậy, giúp người dân tiết kiệm thời gian, giảm giấy tờ. Trong giai đoạn tiếp theo, khi hạ tầng kỹ thuật, quy trình nghiệp vụ và kỹ năng số của công chứng viên ngày càng hoàn thiện, phạm vi công chứng điện tử sẽ được mở rộng sang những hợp đồng, giao dịch phức tạp hơn như bất động sản, thừa kế, thế chấp. Cách tiếp cận này vừa tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, vừa bảo đảm an toàn pháp lý và tính minh bạch trong mọi giao dịch.

Phạm Lê