Luật BHXH năm 2024 quy định, cơ quan BHXH có trách nhiệm “Ban hành mẫu sổ BHXH, mẫu hồ sơ BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội”.

Trên cơ sở các quy định của Luật BHXH 2024, để công tác cấp sổ BHXH bản điện tử kịp thời, BHXH Việt Nam đã chủ động nghiên cứu, đề xuất, xin ý kiến Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về dự thảo mẫu sổ BHXH bản điện tử tại Công văn số 4756/BHXH-TST ngày 19/12/2024.

Tại Khoản 2 Điều 8 Nghị định số 164/2025/NĐ-CP ngày 29/6/2025 quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH và Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm quy định, sổ BHXH bản điện tử là sổ BHXH được Bộ Tài chính tạo lập bằng phương tiện điện tử.

Hiện nay, song song với quá trình tập trung, dồn lực triển khai công tác sắp xếp, tinh gọn tổ chức bộ máy cùng với các cơ quan, địa phương trong cả nước, BHXH Việt Nam cũng đang tích cực nghiên cứu, xây dựng để hoàn thiện sổ BHXH bản điện tử để xin ý kiến chỉ đạo của Bộ Tài chính ban hành, đảm bảo thời gian theo quy định.

Sổ BHXH điện tử chứa đựng thông tin và có giá trị pháp lý như sổ BHXH bản giấy. Dự kiến, quy trình cấp, quản lý sổ BHXH bản điện tử không có thay đổi so với quy định trước. Trong trường hợp phát hiện gian lận, giả mạo, cơ quan BHXH sẽ tạm thời thu hồi sổ BHXH bản điện tử trên cơ sở dữ liệu nhằm đảm bảo quyền lợi và quản lý thông tin tham gia BHXH của người lao động được chính xác, minh bạch.

Việc triển khai sổ BHXH bản điện tử nhằm thực hiện chủ trương của Đảng, Nhà nước về cải cách thủ tục hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin, đẩy mạnh giao dịch điện tử, mở rộng cung cấp các dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4. Đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý BHXH và tạo thuận lợi, tăng sự hài lòng cho người dân và doanh nghiệp trong lĩnh vực BHXH.

Cụ thể, đối với người tham gia BHXH, sổ BHXH điện tử có thể theo dõi thường xuyên, cập nhật kịp thời mọi lúc, mọi nơi kết quả đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), bảo hiểm tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp và có thể sử dụng sổ BHXH điện tử để thực hiện các thủ thủ tục hành chính liên quan trên môi trường điện tử. Mặt khác, người lao động tiết kiệm được thời gian do không phải làm thủ tục cấp lại sổ BHXH nếu không may sổ bị mất, hỏng. Đồng thời, không phải bảo quản như sổ BHXH giấy và không phải xuất trình sổ BHXH giấy khi làm thủ tục thanh toán các chế độ BHXH, BHTN.

Đối với đơn vị sử dụng lao động, sổ BHXH điện tử giúp giảm được khối lượng công việc phát sinh khi thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến việc cấp sổ BHXH cho người lao động.

Đối với cơ quan BHXH, sổ BHXH bản điện tử được cung cấp trên ứng dụng VNEID, VssID giúp tiết kiệm chi phí in, phát hành sổ BHXH, thẻ BHYT bản giấy và giảm thiểu nhân lực làm công tác cấp sổ, thẻ. Đặc biệt, giải quyết được tình trạng mua bán, cầm cố, chuyển nhượng, thế chấp sổ BHXH làm ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động.

Ngoài ra, khi thực hiện liên thông được dữ liệu với Trung tâm dịch vụ việc làm sẽ phát hiện, ngăn chặn được kịp thời việc giải quyết hưởng BHTN không đúng quy định. Việc lưu trữ trên cơ sở dữ liệu còn tạo thuận lợi, giúp dễ tra cứu, theo dõi, kiểm tra, giảm không gian lưu trữ hồ sơ.

Đối với trung tâm dịch vụ việc làm, thực hiện triển khai sổ BHXH điện tử trên ứng dụng VNEID, VssID, kết nối dữ liệu giữa Trung tâm dịch vụ việc làm và cơ quan BHXH, hoàn toàn có thể cho phép người tham gia nộp hồ sơ bằng hình thức trực tuyến mà không cần trực tiếp đến trung tâm dịch vụ việc làm, giảm tải cho các trung tâm dịch vụ việc làm và tạo thuận lợi cho người tham gia.